UfukNews. Com, KENDARI – Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi Sulawesi Tenggara (Sultra) terus berinovasi dalam meningkatkan layanannya di lingkup Pemprov Sultra, salah satunya dengan menerapkan e-arsip. Hal ini dilakukan BPKAD Provinsi Sultra untuk efektivitas dan efisiensi layanan baik secara internal maupun eksternal.
Saat ditemui, Sekretaris BPKAD Sultra, Zain Narsal mengatakan, pada tahun 2025 akan mulai diterapkan e-arsip dalam pengajuan Surat Perintah Membayar ( SPM ) dan Surat Pemberitahuan (SPT) oleh masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD) dalam lingkup Pemprov Sultra.
“Jadi mulai tahun 2025, BPKAD Sultra akan mulai menerapkan e-arsip di lingkup Pemprov Sultra,” terang Zain Narsal di ruang kerjanya pada Senin (11/11/2024).
Zain Narsal mengungkap, e-arsip merupakan inovasi di BPKAD Sultra, dalam upaya mendorong efektivitas dan efisiensi layanan secara internal maupun eksternal.
Ia menjelaskan, dengan e-arsip ini nantinya masing-masing OPD dalam lingkup Pemprov Sultra yang akan mengajukan berkas tinggal menginput melalui sistem aplikasi yang telah disiapkan.
“Nantinya masing-masing pihak OPD yang akan mengajukan SPM, bisa langsung menginput di aplikasi yang adminnya nanti ada di masing-masing OPD,” jelasnya.
Untuk itu, langkah awal dilakukan pihak BPKAD Sultra dengan menggelar bimtek untuk setiap admin OPD yang rencananya digelar pada akhir tahun 2024.
“Bimtek e-arsip untuk masing-masing admin OPD kita anggarkan untuk pelatihannya di APBD Perubahan 2024 karena berlakunya mulai tahun depan (2025),” jelas Zain.
Ia mengatakan, dalam bimtek nantinya para admin setiap OPD akan dilatih untuk menginput berkas yang akan diajukan kepada BPKAD Sultra.
“Jadi SPM-SPT yang telah dikeluarkan secara otomatis masuk dalam arsip BPKAD Sultra,” terangnya.
Dengan model pengajuan dokumen melalui aplikasi e-arsip tersebut sambung pria yang disapa Zain, nantinya akan memudahkan dalam proses pencarian berkas kembali.
“Jadi kalau nanti arsip dibutuhkan, bisa langsung dicari filenya dalam e-arsip karena sudah tersusun berdasarkan OPD terkait,” jelasnya.
Zain mengatakan, dengan penggunaan e-arsip juga, nantinya akan memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan saat pemeriksaan laporan.
“Kadang dalam pemeriksaan BPK, Inspektorat, atau pemeriksaan eksternal lainnya harus cari lagi di gudang arsip, tapi dengan model e-arsip nanti bisa langsung diprint, dan itu arsip yang autentik dan tidak diuban-ubah,” jelasnya.
Dengan cara seperti itu, tambahnya, akan memudahkan kita mencari dokumen untuk masing-masing OPD yang disiapkan arsipnya dalam bentuk soft file.
Zain menegaskan, selain faktor kemudahan, tujuan penggunaan dengan model e-arsip ini juga nantinya segala dokumen yang diajukan lebih aman dan sesuai dengan arahan untuk digitalisasi.
“Tujuannya selain untuk memudahkan, safety, dan tentunya lebih hemat kertas, e-arsip ini juga untuk meningkatkan penggunaan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik),” jelas Zain.
Zain menegaskan, meski e-arsip ini baru akan mulai diterapkan pada tahun 2025, tetapi dokumen yang telah ada pada tahun sebelumnya tetap akan diarsipkan secara digital.
“Arsip yang ada pada tahun 2024 ke bawah tetap akan dimasukkan dengan cara di-scan. Jadi tetap didigitalisasi arsip sebelumnya,” tegasnya.
Terkait untuk keamanan aplikasi e-arsip, Zain meyakinkan, tak ada masalah karena sudah diantisipasi pihak penyedia aplikasi tersebut.
” Terkait keamanan siber itu sudah menjadi tanggung jawab pihak aplikator. Kami yakin itu sudah diantisipasi dan pasti tingkat keamanannya tinggi, sehingga arsip-arsip yang dimasukkan aman,” jelasnya.
Dengan penerapan e-arsip untuk seluruh OPD lingkup Pemprov Sultra ini, ia berharap nantinya dapat menjadi contoh untuk didorong penerapannya di seluruh kabupaten dan kota yang ada di Sultra.
