UfukNews.Com, KENDARI – Lajunya pertumbuhan Arsip yang dihasilkan dari proses administrasi setiap tahunnya menyebabkan terjadinya penumpukan dan bisa menimbulkan masalah serius. Dalam proses pembenahannya dibutuhkan Pengelolaan Arsip yang tertata rapi.
Untuk meminimalisir penumpukan, tentunya dibutuhkan ruang penyimpanan yang baik agar data fisiknya bisa terjaga dari kerusakan.
Dalam proses tersebut, selain kebutuhan ruangan dan peralatan yang baik, dibutuhkan pula Sumber Daya Manusia atau SDM khususnya untuk penataan Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (inaktif) serta pendataan hasil penataan arsip. hal ini dilakukan guna memenuhi penyusunan Data Administrasi yang disesuaikan, jika sewaktu waktu arsip tersebut dibutuhkan.
Kepala Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi Sulawesi Tenggara Muh. Ilyas Abibu SE, MDM melalui Kepala Sub Bidang Umum dan Kepegawaian Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Provinsi sultra Sumardi SH. menjelaskan pendataan dan pengamanan data fisik arsip dilakukan setiap tahun.
” Pendataan ini, terkhusus dalam hal pembenahan arsip berkas pertanggung jawaban 42 OPD. Untuk memenuhi proses kerapian data administrasi yang baik, dibutuhkan pula SDM yang mempuni, dalam hal pencatatan arsip yang disesuaikan dengan kodefikasi sesuai peraturan Undang – Undang Kearsipan Negara RI, ” urai Sumardi.
Lanjutnya, untuk menjaga arsip fisik dan pendataannya, diperlukan Sumberdaya Manusia (SDM) yang betul betul cermat. Serta di sesuaikan penempatan data sesuai kodefikasinya, agar saat data itu dibutuhkan kembali kami tidak kelabakan mencari arsipnya.
” Untuk meminimalisir hal tersebut, sebagai subbidang yang bertanggungjawab langsung kepada Sekretaris dalam hal ini, adalah perpanjangan dari kepala badan BPKAD Sultra, tentunya setiap saat kami mempersiapkan bahan koordinasi dan data arsip jika sewaktu – waktu dibutuhkan, ” ulasnya.
Meski baru menduduki jabatan Sub Bidang Umum dan Kepegawaian di BPKAD Sultra, Sumardi harus selalu melakukan penyesuaian yang harus cepat dan tepat.
Dimana Ia dan tim kerja dalam bidang umum dan kepegawaian, harus mempunyai menyelesaikan kendala khusunya penyusunan data fisik yang tidak sesuai dalam data pembukuan administrasi.
“ Beberapa data fisik harus kami rapikan kembali dan disesuakin dengan data dalam pembukuan administrasi, agar jika data fisik dibutuhkan sewaktu waktu kami tidak kelabakan mencari data fisiknya. Begitu banyak data yang harus kami simpan dan jaga sebaik mungkin. Terkait penyusunannya, setiap tahunnya kami melakukan Bimtek dan penyuluhan arsip khusus kepada ASN dibidang kami sendiri, kami juga sudah membentuk Tim Satgas yang disesuaikan dengan PERGUB Nomor 53 Tahun 2023, ” jelasnya.
Untuk diketahui, penyelenggaraan pengelolaan Arsip Instansi memiliki tugas dan fungsi tersendiri, menimbang optimalisasi pengamanan Aset dan arsip khususnya data fisik dan administrasi untuk kepentingan penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi perangkat daerah (OPD). Hal itu termaktub dalam Pergub No 53 Tahun 2023, intrumen ini disesuaikan dengan Peraturan pemberlakuan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang “ Kearsipan “ dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pemberlakuan UU 43 Tahun 2009 dimana penyesuaian kebijakan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip disesuaikan dengan perkembangan teknologi khususnya di bidang kearsipan.
Di kutib dalam pasal UU 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 menyatakan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam poin Bab II Pasal 2 juga menjelaskan, Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Peraturan tersebut juga bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, serta guna menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
